Kişisel Verilerin Korunması (KVKK), Görsel Kullanımı ve Tanıtım Prosedürü

1. Amaç

Bu prosedürün amacı; çocuklara ait kişisel verilerin korunması, fotoğraf ve video kayıtlarının alınması, saklanması ve tanıtım amaçlı kullanımına ilişkin esasları düzenlemektir.

2. Kapsam

Bu prosedür aşağıdaki alanlarda elde edilen tüm görsel ve kişisel verileri kapsar:

• Kids Room
• Kids Workshop
• Sanat Atölyeleri
• Kamp Programları
• Özel Etkinlikler
• Sosyal medya içerikleri
• Basılı ve dijital tanıtım materyalleri

3. Kişisel Veriler

Etkinlik süresince aşağıdaki bilgiler kayıt altına alınabilir:

• Ad soyad
• Yaş
• Doğum tarihi
• Oda numarası
• Acil durum telefonu
• Sağlık bilgileri
• Alerji bilgileri
• Katılım kayıtları
• Fotoğraf
• Video
• Sanat çalışmaları
• Çocuk görüşleri

Bu bilgiler yalnızca hizmetin yürütülmesi amacıyla kullanılır.

4. Fotoğraf ve Video Kayıtları

Etkinlik süresince fotoğraf, video, süreç dokümantasyonu ve sanat üretimleri kayda alınabilir.

5. Tanıtım Amaçlı Kullanım

Veli onayı bulunan çocuklara ait görseller; Atölye Kafa Kafaya ve Ceylan Splend’Or tarafından aşağıdaki kanallarda kullanılabilir:

6. Onayı Bulunmayan Çocuklar

Fotoğraf ve video kullanımına onay vermeyen velilerin çocuklarına ait hiçbir görsel:

• Paylaşılmaz
• Yayınlanmaz
• Üçüncü kişilerle paylaşılmaz

Eğitim personeli bu konuda gerekli hassasiyeti göstermekle yükümlüdür.

7. Reggio Emilia Dokümantasyonu

Atölye Kafa Kafaya’nın eğitim modeli gereği çocukların öğrenme süreçleri şu unsurlarla dokümante edilebilir:

• Fotoğraf
• Çocuk söylemleri
• Sanat çalışmaları
• Gözlem notları

Bu çalışmalar eğitimsel amaç taşır. Dokümantasyon panolarında yalnızca veli onayı bulunan çocuklara ait içerikler kullanılabilir.

8. Sosyal Medya Paylaşımları

Atölye Kafa Kafaya ve OTEL; çocukların güvenliğini gözeterek paylaşım yapmayı kabul eder.

Paylaşımlarda şu tür içerikler kullanılmaz:

• Çocukların mahremiyetini zedeleyecek içerikler
• Küçük düşürücü içerikler
• Kişisel bilgileri açık edecek içerikler

9. Görsellerin Mülkiyeti

Atölye Kafa Kafaya tarafından hazırlanan aşağıdaki içerikler fikri mülkiyet kapsamında Atölye Kafa Kafaya’ya aittir:

• Kamp içerikleri
• Tanıtım videoları
• Profesyonel çekimler
• Eğitim dokümantasyonları
• Sanat içerikleri

OTEL bu içerikleri Atölye Kafa Kafaya’nın yazılı onayı olmadan farklı projelerde kullanamaz.

10. Ortak Tanıtım Çalışmaları

Taraflar; ortak yürütülen kamp ve etkinliklere ilişkin tanıtım çalışmalarında birbirlerinin unvanını, logosunu ve kurumsal kimliğini karşılıklı yazılı onay doğrultusunda kullanabilir.

11. Veri Güvenliği

Toplanan tüm kişisel veriler:

• Yalnızca yetkili kişiler tarafından erişilebilir şekilde saklanır
• Üçüncü kişilerle paylaşılmaz
• KVKK hükümlerine uygun olarak korunur

12. Verilerin Saklanması

Etkinlik kayıtları yasal saklama süreleri boyunca muhafaza edilir. Saklama süresi sonunda ilgili veriler güvenli şekilde imha edilir.

13. Veli Talepleri

Veliler şu taleplerde bulunabilir:

• Fotoğraf kullanım izinlerini geri çekme
• Kişisel verilerinin silinmesini talep etme
• Görsellerin yayından kaldırılmasını isteme

Taraflar bu talepleri yürürlükteki mevzuat kapsamında değerlendirerek gerekli işlemleri gerçekleştirir.

14. Gizlilik

Taraflar; çocuklara ve ailelere ait hiçbir kişisel bilgiyi şu şekillerde işlemeyeceğini kabul ve taahhüt eder:

• Ticari amaçla kullanmama
• Üçüncü kişilere aktarmama
• İzinsiz paylaşmama

15. Kurumsal Tanıtım Hakkı

Taraflar, iş birliği kapsamında gerçekleştirilen Kids Room, Kids Workshop ve kamp organizasyonlarını referans olarak kurumsal tanıtımlarında kullanabilir.

Ancak bu kullanım şu şartlara uygun yapılacaktır:

• Çocukların kişisel verilerini ifşa etmeyecek
• Ticari sır niteliğindeki bilgileri paylaşmayacak
• Diğer tarafın kurumsal itibarını zedelemeyecek

16. Yürürlük

Bu prosedür, Hizmet, Danışmanlık, Kids Club İşletme ve Kamp Organizasyonu İş Birliği Sözleşmesi’nin EK-7’si olup sözleşmenin ayrılmaz bir parçasıdır.

Taraflar, kişisel verilerin korunması, görsel kullanım esasları ve tanıtım süreçlerine ilişkin bu prosedürde belirtilen hükümlere uymayı kabul ve taahhüt eder.